Felicidades, eres freelancer. Tienes libertad, flexibilidad, y obligaciones fiscales que nadie te explicó. Cuando eras empleado, tu patrón se encargaba de todo. Ahora eres tú quien tiene que entenderse con el SAT. Esta guía te da lo básico para no morir en el intento.
Qué régimen fiscal te corresponde
Como freelancer, que es persona física con ingresos por honorarios o actividad profesional, tienes varias opciones de régimen fiscal.
El Régimen de Actividades Profesionales es para servicios profesionales independientes como diseñadores, consultores, abogados, programadores, y similares.
El RESICO, que significa Régimen Simplificado de Confianza, fue creado como parte de las reformas fiscales de 2022. Según lo establecido en la Ley del ISR, es para quienes facturan menos de $3.5 millones anuales. Es más simple y tiene tasas más bajas.
El Régimen de Plataformas Digitales aplica si recibes ingresos a través de plataformas como Uber, Rappi, Airbnb, o similares.
Para la mayoría de freelancers con ingresos moderados, RESICO es la mejor opción. Vamos a enfocarnos en ese.
RESICO: el régimen del freelancer moderno
Para estar en RESICO necesitas tener ingresos anuales menores a $3.5 millones, recibir solo ingresos por actividades profesionales o empresariales, no ser socio de empresas, y estar al corriente con tus obligaciones fiscales.
Las ventajas son significativas. Tienes una tasa fija de ISR que va del 1% al 2.5% sobre tus ingresos, lo cual es mucho menor que el régimen tradicional que puede llegar al 30% o más. No necesitas llevar contabilidad formal. Y las declaraciones mensuales y anuales son más simples.
La tasa de RESICO depende de cuánto factures. Si tus ingresos mensuales son hasta $25,000, pagas 1%. Si son entre $25,001 y $50,000, pagas 1.10%. Si son entre $50,001 y $83,333, pagas 1.50%. Si son entre $83,334 y $208,333, pagas 2%. Y si son entre $208,334 y $291,666, pagas 2.50%.
Para ponerlo en perspectiva, si facturas $50,000 al mes, pagas aproximadamente $550 de ISR. Compara eso con las tasas tradicionales que pueden llegar al 15-30% y la diferencia es enorme.
Tus obligaciones básicas
Lo primero es darte de alta en el SAT si no estás registrado. Es el primer paso y es indispensable.
Después necesitas obtener tu e.firma, que es la firma electrónica que te permite hacer trámites en línea. Es esencial para operar.
Cada peso que cobres debe tener factura. Sin excepción. Esto se conoce como emitir CFDIs.
Antes del día 17 de cada mes debes presentar tu declaración de los ingresos del mes anterior.
Y en abril, como todos, presentas tu declaración anual.
Cómo facturar
Para facturar necesitas tener tu RFC activo, tu Certificado de Sello Digital conocido como CSD, y software de facturación o acceso al portal del SAT.
Cada factura que emitas debe incluir tus datos como nombre, RFC y dirección fiscal, los datos del cliente con nombre o razón social y RFC, el concepto del servicio, el monto y desglose de impuestos, el método y forma de pago, y el uso del CFDI.
El portal del SAT es gratuito pero tiene limitaciones. Hay servicios de pago que cuestan entre $200 y $500 mensuales y facilitan mucho el proceso. Algunas opciones populares son Factura.com, Alegra, Contpaqi y Aspel.
Los impuestos que pagas
El ISR, o Impuesto Sobre la Renta, en RESICO va del 1% al 2.5% sobre tus ingresos facturados, según la tabla que mencionamos.
El IVA, o Impuesto al Valor Agregado, es 16% que cobras a tus clientes y después entregas al SAT. Es importante entender que el IVA no es “tu” dinero. Es dinero que cobras en nombre del SAT y que tienes que entregar. Conviene separarlo desde el momento que cobras.
Si tu cliente es una empresa (persona moral) y estás en RESICO, te van a retener 1.25% de ISR y dos tercios del IVA (10.66% cuando el IVA es 16%). Estas retenciones se acreditan cuando haces tu declaración. Nota: si estás en el régimen tradicional de actividades profesionales (no RESICO), la retención de ISR es del 10%.
El flujo mensual de un freelancer
Durante el mes facturas todos tus servicios, cobras incluyendo IVA, y separas el IVA en una cuenta aparte. Una buena práctica es apartar el 16% de lo facturado inmediatamente.
Antes del día 17 de cada mes calculas tu IVA por pagar, que es el IVA que cobraste menos el IVA de tus gastos deducibles. Calculas tu ISR según la tabla de RESICO. Restas las retenciones que te hicieron los clientes. Y presentas tu declaración y pagas lo que corresponda.
Para darte un ejemplo, si facturaste $60,000 en el mes, el IVA que cobraste fue $9,600. Si tus gastos deducibles generaron $2,000 de IVA, tu IVA por pagar es $7,600, menos las retenciones que te hicieron si aplica. Tu ISR en RESICO sería $60,000 por 1.5%, que son $900, menos las retenciones de ISR que te hicieron si aplica.
Gastos deducibles para freelancers
Puedes restar ciertos gastos de tu base de IVA. Esto incluye equipo de cómputo y software para tu trabajo, internet y telefonía en la parte que uses profesionalmente, renta de oficina o coworking, transporte relacionado con tu trabajo, capacitación y cursos profesionales, herramientas de tu profesión, y servicios profesionales como contador o abogado.
Para que apliquen necesitas tener factura, haber pagado con transferencia o tarjeta, y que sea estrictamente necesario para tu actividad.
En RESICO las deducciones funcionan diferente que en otros regímenes. No reducen tu ISR porque la tasa es fija, pero sí reducen tu IVA por pagar, lo cual también ayuda.
El error que más cuesta
Muchos freelancers no facturan ni declaran hasta que un cliente grande les exige factura, hasta que el SAT los contacta, o hasta que necesitan comprobar ingresos para un crédito o para rentar un departamento.
Entonces llega el problema: hay que regularizarse, con multas e intereses acumulados. Es mucho más caro y estresante que hacerlo bien desde el principio.
Necesitas contador o no
Probablemente sí necesitas contador si tus ingresos son significativos, digamos más de $30,000 o $40,000 al mes, si no te quieres meter en la operación mensual, si tienes clientes corporativos con retenciones que hay que acreditar, o si valoras tu tiempo más que el costo del contador.
Puedes hacerlo solo si tus ingresos son bajos o moderados, si tienes pocos clientes, si tienes tiempo para aprender, y si tu operación es simple.
Un contador para un freelancer típico cuesta entre $500 y $2,000 al mes. Generalmente se paga solo en tiempo ahorrado y errores evitados.
Consejos para sobrevivir como freelancer
Ten una cuenta bancaria separada solo para tu actividad profesional. Separa el IVA el día que cobres para que nunca te falte.
Aparta entre 20% y 25% de cada ingreso para impuestos y reservas. Así nunca te sorprenden cuando llega el momento de pagar.
Factura absolutamente todo. Ingresos sin factura son problemas futuros. Aunque el cliente no pida factura, tú emítela.
Guarda todos tus comprobantes por mínimo 5 años. El SAT puede revisar tu historial durante ese período.
Y no te atrases con tus declaraciones. Declaraciones tardías generan multas y recargos. Pon recordatorios en tu calendario.
El calendario del freelancer
El día 17 de cada mes presentas tu declaración mensual de ISR e IVA del mes anterior. En enero y febrero recibes las constancias de retenciones de tus clientes. En abril presentas tu declaración anual. Y durante todo el año tienes que facturar cada ingreso que recibas.
Por dónde empezar
Si no estás dado de alta, ve al SAT y date de alta, ya sea en persona o en línea. Obtén tu e.firma. Elige RESICO si calificas. Y consigue un servicio de facturación que te facilite el proceso.
Si ya estás dado de alta, verifica que tu régimen sea el óptimo para tu situación. Revisa que estés al corriente con tus obligaciones. Establece tu sistema mensual de facturación y declaraciones. Y considera contratar un contador si no lo tienes.
Ser freelancer tiene muchas ventajas, pero requiere madurar en el tema fiscal. Entre más pronto lo domines, más tranquilo vas a dormir.
La libertad del freelance incluye la libertad de no tener problemas con el SAT. Aprovéchala.
Referencias: